노션 데이터베이스 사용법, 5년간 쓰던 에버노트에서 노션으로 갈아탄 이유

안녕하세요. 디자인하는 창업가입니다. 많은 분들이 스마트폰이나 노트북에서 필기나 기록을 위한 노트 앱 하나씩은 쓰실텐데요. 저는 5년 이상 에버노트를 사용하다가 작년 2019년부터 노션으로 갈아타게 되었고, 이젠 에버노트로 돌아갈 수 없을 것 같답니다... 노션을 선택한 다양한 이유가 있지만 노션의 가장 큰 매력은 노션 데이터베이스 기능에 있다고 생각합니다. 노션을 써보지 않으신 분들이라면, 데이터베이스라는 용어에 낯설 수도 있으실 거에요. 혹은 컴퓨터 분야에서 사용하는 단어로 알고 계실 수도 있겠죠. 노션에서 사용되는 데이터베이스란 용어는 어떤 의미인지, 노션 데이터베이스의 5가지 종류와 활용 예시, 그리고 활용 팁까지 준비해보았습니다. 그간 노션의 사용법에 대해 몇 차례 소개드렸는데, 오늘은 데이터베이스에 대해 집중해보겠습니다. 

 

 

 

노션에서 데이터베이스란,

컴퓨터 분야에서 데이터베이스는 컴퓨터에 입력된 (혹은 입력될) 정보를 잘 정리하여 담아두는 그릇 혹은 서랍과 같은 개념인데요. 노션에서도 본질적으로는 다르지 않습니다.

 

사용자가 입력하고 싶은 정보의 성격에 따라 노션에서 제공하는 5가지 데이터베이스 종류를 활용하면 깔끔한 정보 입력과 관리가 가능하게 된답니다. 

 

노션에서는 표(table), 보드(board) , 목록(list) , 캘린더(calendar), 갤러리(gallery) 이렇게 5가지 형식의 데이터베이스 블록을 지원하고 있습니다.

 

 

노션 데이터베이스 01. 표 Table

표 데이터베이스를 통해 엑셀이나 구글 스프레드싯에서 처리하던 웬만한 일반 업무들을 대체할 수 있습니다.

 

아래 이미지는 표 데이터베이스를 통해 IT 서비스를 만드는 과정에서 필요한 팀의 업무들을 목록화하고, 각 업무의 담당자를 입력해둔 예시입니다.

 

노션의 표 데이터베이스가 엑셀보다 효율적인 점 2가지만 말씀드려보자면, 

 

1) 아래 Project 컬럼에 적힌 업무 목록을 선택하면, 상세한 내용이 담긴 페이지로 바로 넘어갑니다. 반면 엑셀에서는 표의 각 칸에 주석을 다는 형태로 처리할 수 밖에 없는데, 간단한 메모가 아니라면 사실상 불가능한 작업이지요. 

 

2) 아래 제품 관리자, 엔지니어 컬럼에서 보실 수 있다시피 사람 또한 입력할 수 있고, 해당 담당자에게 notification이 갑니다. 팀 간의 협업에 탁월합니다! 

 

노션 데이터베이스 - 표 (Table)

 

노션 데이터베이스 02. 보드 Board

보드 데이터베이스를 통해서는 마치 포스트잇에 이것저것 브레인스토밍을 한 뒤 성격별로 포스트잇들을 모아서 보는듯한 느낌을 만들 수 있습니다. 아래 이미지는 IT 서비스를 만드는 과정에서 필요한 업무들을 우선순위에 따라 분류한 예시입니다. 

 

어떤 기준에 따라 정보들을 분류해서 보고 싶을 때 보드 데이터베이스가 참 유용하더라구요.

노션을 통해 독서록을 만들 경우에도, 읽은 책의 분야에 따라 독서록을 분류해서 보고 정리할 수 있겠죠. 

 

노션 데이터베이스 - 보드 (Board)

 

노션 데이터베이스 03. 목록 List

기존 에버노트와 같이 일반적인 노트 앱을 사용할 때 흔히 보게 되는 노트 나열 방식이 노션의 목록 데이터베이스가 아닐까 싶습니다. 

 

앞서 소개드린 1번 표 데이터베이스와 크게 다른 뷰는 아니지만, 저의 경우, 간단히 무언가를 나열하고 싶을 때는 목록 List 데이터베이스를 사용합니다. 조금 더 복잡하고 컬럼별로 수식 계산을 해야 하는 경우에는 표 Table 데이터베이스를 선택하는 편이구요. 

 

노션 데이터베이스 - 보드 (Board)

 

노션 데이터베이스 04. 캘린더 Calendar

스마트폰이나 PC에서 달력에 일정을 적어두듯 업무를 관리하고 싶을 때는 노트 앱보다는 별도의 캘린더 앱을 사용하게 되는데요.

 

노션에서는 캘린더 데이터베이스를 통해 노션 앱 내에서 효율적으로 업무 일정을 관리할 수 있습니다. 

 

노션 데이터베이스 - 달력 (Calendar)

 

사실 노션에서 캘린더 데이터베이스를 쓰면 가장 좋을 때가 있습니다. 바로, 표, 보드, 목록, 갤러리 데이터베이스로 업무들을 정리한 뒤에, 캘린더 형식으로 뷰 전환을 시켜줄 때입니다. 뷰 전환을 위해 클릭 한두번만 해주면 바로 달력 모양에 맞추어 이미 써두었던 업무들을 기한에 맞추어 볼 수 있습니다. 

 

 

팁! 노션 뷰 전환 (데이터베이스 전환)하는 방법

아래 이미지는 보드 데이터베이스로 관리 중인 페이지인데요. 1번 영역을 클릭해주시고 2번 '보기 추가'를 눌러주시면, 5개의 데이터베이스 중 원하시는 뷰의 데이터베이스를 선택해주시고 생성 버튼을 눌러주시면 됩니다. 캘린더 데이터베이스를 선택해주시면 바로 위에서 보셨던 것과 같이 바로 전환되어 볼 수 있답니다.

 

정말... 편하죠? 따로 달력에 한 번 더 쓰지 않아도 된다는 점이 아주 효율적이랍니다.  

 

노션 데이터베이스 보기 (뷰 전환) 사용법

 

노션 데이터베이스 05. 갤러리 Gallery

갤러리 데이터베이스는 디자이너들처럼 이미지를 중심으로 일하는 크리에이티브 영역의 사용자들이 노션을 찾게 만드는 No.1 공신이 나니가 싶습니다. 

 

아래 이미지는 웹 디자이너가 관리하는 다양한 종류의 디자인 에셋들을 갤러리 데이터베이스를 활용하여 관리하고 있는 예시입니다.

 

이미지란 정보는 참 특수한 것 같아요. 이미지에 대해 텍스트로 설명을 붙일 수는 있지만, 설명을 보고 이미지가 무엇인지를 직관적으로 파악하긴 불가능한데요.

 

갤러리 데이터베이스를 통해 아래와 같이 이미지가 가장 크게 보이도록 정보들을 배열해주어, 마치 갤러리에서 작품을 보고 작품에 대한 설명을 보는 듯한 정보 관리가 가능합니다. 

 

노션 데이터베이스 - 갤러리 (Gallery)

 

 

노션 데이터베이스 어디에서, 어떻게 만들 수 있나요?

앞서 노션에서 지원하는 데이터베이스의 활용사례들이 마음에 드셨다면, 나도 한 번 데이터베이스 기능을 써봐야지! 라고 생각이 드셨을텐데요.

 

데이터베이스 만드는 방법, 정말 간단합니다. 

 

1. 가장 먼저 데이터베이스를 접하게 되는 경로는 빈 페이지를 만들었을 때입니다. 노션에서 빈 페이지를 하나 만들면 아래와 같이 사용자에게 사용방법에 대한 간단한 가이드를 제공하는데요. 데이터베이스의 5가지 종류 또한 제시해주어 바로 선택할 수 있습니다. 

 

노션 데이터베이스 5가지 종류

 

2. 두 번째로 노션에서 슬래쉬 (/)를 타이핑하면, 노션에서 지원하는 다양한 입력 포맷들을 볼 수 있고, 5가지 데이터베이스들도 찾아볼 수 있습니다. 노션에서는 이러한 입력 포맷들을 '블록 (Block)' 이라고 부릅니다. 

 

 

더욱 다양한 블록의 종류와 예시 이미지를 알고 싶으시다면, 또 블록이란 개념이 생소하시다면, 이전에 포스팅했던 글이 도움이 되실 겁니다. 

노션 (Notion) 디자인 철학 - 블록을 드래그 앤 드롭하여 레고 쌓기

 

 

"노션으로 뭔가를 해보고는 싶은데, 앞선 예시들처럼 거창한 건 없는데..."

하시는 분들은 일정 관리 먼저 해보시는 것을 추천드려요! 

노션 사용법: 아직도 엑셀로 일정 관리하시나요?

 

 

감사합니다. 궁금하신 점들은 주저마시고 댓글로 물어봐주세요 :)